چیدمان صفحات
در مرحله اول تحریر دفاتر قانونی پس از اینکه پرینت گزارش اسناد گرفته شد چک شود که تمام صفحات پشت هم باشد و صفحه ای پس و پیش نشده باشد. پس از چک کردن صفحات تاریخ و شماره سندها چک شود که سریالی و مرتب پشت هم باشد. روال بدین صورت است که اول دفتر روزنامه نوشته شود بعد دفتر کل.
نحوه نوشتار
بهتر است تحریر با خودکار مشکی انجام شود و از قراردادن خودکار بین دفتر خودداری شود چون ممکن است جوهر خودکار روی صفحه بریزد. تمیز و بدون لک بودن دفاتر از امتیازات دفتر است. فرمت دستها هنگام نوشتن دفتر باید مثل فرمت دستگاه ماشین نویسی باشد بطوریکه دست از سمت راست سطر شروع به نوشتن کند و بدون حرکت به طرفین فقط به سمت چپ یعنی آخر سطربرود. در دفاتر اعداد را از راست به چپ بنویسید یعنی در صورتیکه اعداد تمام ستون های مربوط به عدد را پر نمیکند پشت عدد خالی بماند نه جلوی عدد.
ستون شماره
در دفتر روزنامه در ستون شماره روزنامه، شماره سند حسابداری یادداشت می شود. در دفتر کل در ستون شماره روزنامه ، شماره صفحه ای که آن تراکنش (یا آن گردش) در دفتر روزنامه نوشته شده است را یادداشت میکنیم. هر صفحه ای که کامل میشود و قصد دارید به نوشتن صفحه جدید بپردازید حتما شماره صفحه دفتر را چک کنید که دو صفحه ورق نزده باشید.
شرح های بدهکاری و بستانکاری
در دفتر روزنامه شرح های مربوط به بدهکار راست چین و شرح های مربوط به بستانکار چپ چین است.
نقد و بانک
هزینه های مالی
حسابهای دریافتنی
نقد و بانک
نحوه اتمام هر سند
پایان هر سند در دفتر روزنامه سطر آخر را با جمله “به شرح سند” پر کنید. قسمت شرح دفتر کل را با جمله “به شرح دفتر روزنامه” پر کنید. پس از نوشتن هر سند، روی سند نوشته شده خط کشیده شود که مشخص کند سند فوق نوشته شده و اشتباها دوباره ثبت نشود.
نکات تحریر اعداد
از کشیدن خط به جای نوشتن چند صفر خودداری شود. اگر در نوشتن عدد اشتباهی رخ داد، عدد اشتباه را خط خطی یا لاک نگیرید کافیست روی عدد اشتباه با خودکار قرمز یک خط کشیده و عدد صحیح با خودکار مشکی بالای عدد اشتباه یادداشت شود.
پایان هر صفحه…
در دفتر روزنامه تنها انتهای صفحه آخربسته می شود ولی در دفتر کل پس ازثبت آخرین تراکنش هرسرفصل ته صفحه بسته می شود. هنگام نوشتن جمع هر صفحه در پایان صفحه حتما از درست بودن جمع اطمینان حاصل کنید البته اگر از نرم افزار سپیدار استفاده میکنید این مساله را ندارید چون جمع هر صفحه از گزارش سپیدار با جمع هر صفحه از دفتر روزنامه برابر است. (سطرهای دفاتر و سطرهای گزارش سپیدار 26 عدد است و جمع ها یکسان است.)
نکات پایانی
در دفتر روزنامه نباید سطر یا صفحه ای خالی بماند و باید پیوسته تا آخرین سطر نوشته شود. ولی در دفتر کل پس از ثبت هر سرفصل و بستن آن سرفصل چند صفحه را خالی میگذاریم و سرفصل بعدی را می نویسیم. نیازی به پر کردن ستون تشخیص و باقیمانده نیست. ثبت شماره دفتر کل به روزنامه و برعکس پس از تحریر کامل دفتر به عنوان آخرین کار بعد از اینکه تمام سرفصلها در دفتر کل نوشته شد در جدولی نام سرفصلها و شماره صفحه ای که آن سرفصل در دفتر کل نوشته شده به عنوان راهنمای دفتر در صفحه اول دفتر کل الصاق شود.
0